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经验技巧:如何制作轻巧型Word文档

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经验技巧:如何制作轻巧型Word文档
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通常,Word文档的文件不会很大。但有时你可能也会发现,一个内容并不是太多的Word文档却会出奇地大,看起来似乎很不合理。此外,如果要制作一个涉及很多内容,或页码比较多的Word文档,如果文件过大会直接影响到文档打开和编辑的效率。因此,在可能的情况下,尽量将文档制作得轻巧一些,将对提高效率和减少资源占用有益。

小提示:造成Word文档太大的原因主要是大图像文件、嵌入的字体和其他元素等。Word大文档在本地使用的影响还不算明显,但如果涉及到网络传输或分享,则可能会严重影响传输速度和时间,甚至会因超出空间限制而被拒绝。

1. 文档中插入适当的内容

有些Word文档的内容引自网络,由于从网络直接复制过来的内容除了文本之外,往往会含有各种格式控制内容,因此,若直接复制,势必会造成Word文档的“臃肿”。

鉴于此,需要使用适当的插入文字内容的方法:先复制网络文本并粘贴到记事本文档中,接下来从记事本中复制刚才粘贴的内容,最后再将从记事本中复制来的内容粘贴到Word文档中(图1)。这样,由于记事本不具备留存网页格式的功能,所有与文本无关的格式将被过滤掉,因此最终在Word中获得的是纯文本内容,占用空间自然也是最小的。

同样,对于图像内容的插入也是如此。首先将图片从网页中复制到某个图片编辑器中(如“画图”或Photoshop);接下来,在图片编辑器中对图片进行编辑,取消其不必要的无关分层、底图、框架等成分;之后,复制图片并插入到Word文档中。

但是,这种办法依然不是最佳的,由于受图片格式的影响,插入文档中的图片依然可能无意间带上一些多余成分。比较保险的办法是,先在上述图片编辑器中将图片保存为PNG文件或一定质量的JPG文件;最后,利用Word的“插入”图片命令,将保存的文件插入到Word文档中即可(图2)。

2. 压缩内容以缩小文档

即便是用上述办法插入了适当的文本或图片内容之后,我们依然可以通过压缩内容的办法来压缩文档。通过压缩,可以获得图片质量相对较低但视觉上说得过去的图片。

具体的压缩方法为:在Word菜单中选择“另存为”命令,然后选择保存目标,在“另存为”对话窗口中,选择“工具”下拉菜单中的“压缩图片”选项(图3)。

接下来,在“压缩图片”选项窗口中选择图片的分辨率,分辨率可根据最终文档的用途来选择,例如用于打印还是网页查看或投影播放,或者发送电子邮件,抑或是要求图片高质量的场合使用等(图4)。图片压缩选项选择好之后,点击“保存”即可获得图片压缩之后的文档。

3. 移除不必要的文档内容

在完成了上述精简和压缩任务之后,还可以通过移除Word文档中不必要的内容,继续减小其文件的大小。例如,内嵌于Word文档中的字体文件,这其中有的是考虑到改变环境之后,系统中可能未安装这种字体,担心无法正常显示应有的字体样式,所以才嵌入到Word文档中的。但还有一些字体是系统中所包含的常用基本字体,即便是不用嵌入Word文档中,一般也会正常显示的那些,就没有必要嵌入到文档中而徒占空间。为此,可通过如下方法来移除多余的嵌入字体。

在Word文档中,选择“文件”菜单下的“选项”一项;随后,在弹出窗口的“保存”选项卡下,把“将字体嵌入文件”选项的选择取消,然后按下“确定”即可(图5)。或者,如果你使用了一种非常特殊的字体,不得不保留这些字体,这时可选中“将字体嵌入文件”项,但同时选中“不嵌入常用系统字体”,而不选择“仅嵌入文档中使用的字符(适于减小文件大小)”选项,同样也可以起到减小文件大小的作用。

4. 从格式入手压缩整个文档

在做好上上述所有工作之后,我们仍然还有机会进一步压缩整个文档的大小。如果考虑到文档与低版本软件的兼容性,事先是将文档保存为DOC格式了,那么通过转换文档的格式为DOCX,仍有希望将整个文档进行压缩,从而取得更小的Word文档。

将DOC文档转换为DOCX文档的方法是:在Word中打开该文档,然后选择“另存为”命令,将文档保存为DOCX格式即可(图6)。当然,如果你是直接使用Word 2007以上的高版本Word的默认设置生成的文档,由于其格式已经为DOCX,因此便不存在这一考虑。

扩展阅读:

减小Word文档大小目的,除了考虑减少空间占用外,主要还是考虑系统性能的提高。为了提高系统性能,除了上述为文档精简而付出的努力外,其实还可以通过对系统进行许多方面的优化,从而提高效率。为此,我们可以使用Aulogics Boostspeed这款专门的系统优化软件,自动完成系统优化工作(图7)。

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