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办公小技巧:Word文档与Excel表格相互管理

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办公小技巧:Word文档与Excel表格相互管理
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如果Word文档中涉及到Excel表格,或者Excel表格中要提到Word文档,如何才能在不退出当前文档或表格窗口的情况下,实现所需表格或文档的轻松调用?若是使用超级链接来解决,影响到打印的美观,又如何解决呢?

1. 创建超级超链 文档表格互管理

在用Word制作报告时,如果涉及到一些表格或图表资料,跳出Word环境再打开Excel查看,显然比较麻烦。这时,在Word中创建Excel表格链接,就会给使用带来很大的方便。

首先打开Word文档,将光标置于要插入Excel链接的地方;依次点击“插入→链接”,选择“链接”按钮(图1)。

随后,在打开的插入链接对话窗口中,定位要插入的Excel表格;在“要显示的文字”框中,输入链接显示文字;点击“屏幕提示”按钮,输入当鼠标置于链接上时显示的屏幕提示信息;最后点击“确定”按钮将Excel链接插入到Word文档中(图2)。

之后,我们便会看到,光标处新增了带有下划线的蓝色文字,显示为设置的表格名称。使用时,只需将鼠标移动到链接上,即可看到关于表格的说明。这时在按下Ctrl键的同时,点击该蓝色链接,即可打开链接的Excel表(图3)。

小提示:由于表格本身没有内置于Word文档中,因此在制作Word文档时,引用的表格最好放在Word文档所在的目录中,相对位置不要发生变化。

同理,如果要在Excel中管理一些Word文档,也可以通过插入链接的方式,加载Word文件(图4)。

2. 妙用Ctrl+Z 显示打印两全其美

用超级链接实现文档表格互相管理会有一个问题:无论是在Word中插入Excel,还是在Excel中插入Word,下划线都会影响美观,尤其是打印的时候。若不希望在打印时在纸上出现下划线,可在打印前先删除这些链接属性,然后开始打印;打印完毕后,反复使用Ctrl+Z组合键,撤销刚才所做的系列删除动作,即可恢复超级链接。

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