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你以为Office只能打字做表放PPT?其实它还能做这些

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你以为Office只能打字做表放PPT?其实它还能做这些
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Office可谓是世界上最流行的生产力工具之一,但在很多人的印象中,Office能做的事情,也不过是打字、做表格、做PPT等,这些功能用其他兼容Office的工具,似乎也能代替。

但实际上,Office的神通远不止于此!Office绝非仅仅是个人办公的利器,它还可以是企业运作的强劲助力。例如Office 365商业版的功用,就超乎很多人的想象。

Office 365商业版、商业高级版、商业协作版(下文统称商业版)是微软专门为中小企业推出的Office服务。

目前微软将Office 商业版的全球版本引入了国内,它不仅能够满足个人办公的需求,还提供了很多令企业生产力跃升的特性,一起来看看吧。

无缝漫游的云端存储

在企业中,每人都需要处理数量不等的文件,而且随着业务的复杂化多样化,员工也不仅仅需要在办公室电脑上办公——遇到出差等境况,用手机办公再寻常不过了。

在移动互联网时代,企业需要在多设备统一管理各类文件、做到文件随时可查可取,这可谓是一大挑战。而Office 365商业版,就提供了妥善的解决方案。

Office 365商业版提供了高达1TB的OneDrive云存储服务——在这个各家网盘都不断缩水的年代,这容量可谓难得可贵。

OneDrive和Office无缝集成,利用Office 365商业版办公,即可以轻松实现各类文档的同步。

在办公室处理文档,由于其他事不得不中断,路途上只要开启手机平板,就可以继续工作,真正做到了跨地跨设备无缝漫游。

而Office 365商业版的云存储服务还另有黑科技。

通过SharePoint,Office 365商业版能够利用Web共享指定的文件,以便企业内部各级人员乃至外部人士利用所分配的不同权限,无缝安全访问文件。

同时,还可以跟踪文件所有活动的历史记录,对文件的任何所作更改也将实时更新。

简而言之,Office 365商业版不仅提供了容量宽裕的云存储服务,同时还配备了完善的同步、管理系统。

很多软件都号称自带云服务,但也不过是简单的上传备份,能做到Office 365这种地步的,绝对是凤毛麟角。

配合无间的协同工作

企业产品相比于个人产品,一大需求就是支持协同工作——企业从来不是个人单打独斗的舞台。

得益于强大的云服务,Office 365不仅能够实现文件漫游、管理,还可以轻松整合团队资源,实现多人协作。

发起一个项目,往往需要先召开会议。在传统流程中,召开远程会议需要面对众多麻烦得令人头大的步骤,例如配置远程IP、配置连接加密方式、调试网络端口等,但利用Office 365商业版中的Teams服务,一切变得无比简单。

利用Teams召开远程会议,只需要分享链接给与会者,其他人无论是否Office 365用户,点击链接即可通过客户端或者Web参与会议。

而Teams发起的会议规格之大、功能之多都是颇为惊人——Teams支持召开多达250人的在线会议,与会者不仅可以通过文字、语音、视频等多种方式交流,还能共享屏幕、文件,体验远非传统的电话会议可比。

项目立项后,需要决定参与人员、分配任务、管理进展,要如何协同?

Office 365商业版的Planner模块让这一切变得无比顺利。在Planner当中,能够为项目团队成员分配不同的工作,并将相应的文件同步到所需的人员手中,并支持协同处理;当项目进度有所变动时,又能反馈给每个团队成员,同时各人还可以在Planner中进行相应讨论。

可见,Office 365商业版完全能充当起企业团队合作中心的重任。

在这样的高效且完备的分工体系下,多人协作的效率会大大提高,Office 365商业版对企业的意义,已经远超乎一般人所认知的普通办公软件。

井然有序的业务管理

要如何管理多如繁星的业务、如何更及时地知会客户的反馈,是每个企业都需要认真思考的问题。

不少中小企业仍处于起步阶段,更迫切需要一套能将业务整理得井井有条、更高效对接客户的系统。而Office 365商业版,就提供了解决方案。

在业务流程管理方面,Office 365提供了统一的管理方案。

借助SharePoint以及Power Apps,能够利用企业内部网络轻松构建起完善的数据共享、管理列表,无论是业务的运作还是联系人,都在其中一览无遗。

而利用Power Automate功能,还可以自动执行重复性的任务,大幅简化业务审批等步骤,令执行流程变得更为顺畅。

邮箱是对外业务的主流交接渠道,而微软本来就是最优秀的邮件服务提供者之一。

在Office 365商业版当中,微软为用户提供了50GB的Outlook邮箱,而这邮箱的优点绝不仅是容量大,它还非常聪明。

利用Outlook Customer Manager,企业成员能够自动管理包括电子邮件、会议、电话、笔记、任务、交易和最后期限在内的各类信息,这对更高效地跟踪和发展客户关系大有裨益。

在某种程度上,Office 365商业版就已经能取代ERP系统的部分功能了。

Office 365商业版能够让整个企业的业务流程都变得更加有条不紊,对接客户时更加如鱼得水。中小企业如果想要提高业务效率,Office 365商业版绝对能带来惊喜。

固若金汤的安全防护

安全是很多中小企业都忽视的问题,这其实不难理解——中小企业规模有限,对安全方面的预算极其有限,而一套完备的安全防护方案往往造价不菲,需要专业人员配置和维护。

然而,在安全方面翻车的代价是惨重的,君不见多少企业机构之前在WannaCry勒索病毒下沦陷,眼睁睁看着数据变为飞灰。

怎么办?Office 365商业版的到来,可谓解决了中小企业们在数据安全方面的燃眉之急。

Office 365商业版提供了多方位的安全防护,能够抵御垃圾邮件、恶意软件、病毒、钓鱼行为、恶意链接以及其他威胁,专业杀软能干的,它基本都能干——别忘了微软现在就是世界上最流行杀毒软件Windows Defender的缔造者,而Defender在AVC、AV-TEST等权威安全测试中屡获高分,微软在安全方面的造诣可见一斑。

另外,Office 365商业版还提供了多层次的安全权限管理,例如可以在当中控制有权访问业务信息的人员和时间。

而在数据保护方面,Office 365商业版也并不含糊,可以限制将数据复制到未经授权的应用和位置,有效防止机密信息的外泄。

总结

可见,Office 365在企业中所起到的作用,绝不仅仅是简单的文书工作。

它能接管工作中的诸多环节,打通管理、协作、业务对接间的条条经络,令企业的运作变得更为高效且安全。

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